Eventorganisation der europäischen Jugendkonferenz „Act.ival for Future“

++English version below++

Das „Act.ival for Future“ findet vom 2.-6. Mai 2024 in den media docks in Lübeck statt. 200 junge Menschen zwischen 16-23 Jahren aus ganz Europa können daran teilnehmen. Es handelt sich dabei um eine Jugendkonferenz, die wir in Zusammenarbeit mit dem europäischen Netzwerk Solidarity Action Day Movement in Europe (SAME) organisieren. Das Act.ival fördert interkulturellen Austausch und sozialen Zusammenhalt in Europa und ermutigt junge Menschen, sich Gehör zu verschaffen und gesellschaftlich aktiv zu sein. Die Teilnehmenden erwartet u.a. Keynotes, Workshops, Diskussionen und ein buntes, der Zielgruppe entsprechendes Rahmenprogramm. Für die Übernahme verschiedener Aufgaben suchen wir engagierte Honorarkräfte. Interessierte können sich für einzelne oder mehrere Bereiche bewerben (eigenständig oder im Team). Ein erstes Team-Treffen als gemeinsamer Kick-off ist geplant für 26. – 28. Oktober 2023. Ein Vorbereitungstreffen für die Crew findet statt vom 11. – 14. April 2024.

Aufgabenbereiche:

Eventkoordination

• Gesamteventkoordination: Unterstützung bei der Konzeptentwicklung, Projektmanagement, Budgetverantwortung, Ablaufplanung und Koordination aller Beteiligten inkl. des Honorarkräfte-Teams sowie einer internationalen Crew aus jungen ehrenamtlichen Engagierten
• Konzeption und Durchführung eines Vorbereitungstreffen in Lübeck für die Act.ival Crew
• Dokumentation und Evaluation des Events sowie Erstellung von Verwendungsnachweisen und Eventberichten

Logistik

• Planung und Organisation von Equipment, Material, Verpflegung, Unterkünften, Transport und Lagerung in enger Zusammenarbeit mit dem Organisationsteam
• Suche & Koordination von externen Dienstleistenden (z.B. Unterkünfte, Technik, Catering etc.)
• Koordination eines Teams von ehrenamtlichen Helfer*innen während des Events

Programm

• Unterstützung bei der Konzept- & Programmentwicklung
• Planung und Organisation der verschiedenen Programmpunkte (z.B. Keynotes, Workshops, Barcamp, Abendaktivitäten) sowie Ansprache und Betreuung von Speaker*innen, Trainer*innen und weiteren Beteiligten
• Entwicklung eines Moderations- & Bühnenplans sowie Betreuung der jungen ehrenamtlichen Moderator*innen & Sprecher*innen

Teilnehmenden-Betreuung

• Planung, Entwicklung und Umsetzung eines Konzepts zur Teilnehmenden-Betreuung (inkl. Jugendschutz- und Awareness-Konzept)
• Ansprechperson und Verantwortung für alle Belange von Teilnehmenden während der Veranstaltung sowie Briefing & Koordination eines Teams von ehrenamtlichen, internationalen Teamer*innen

Bewerbung & Social Media Arbeit

• Unterstützung des Büros bei der Planung, Entwicklung und Umsetzung von Maßnahmen zur Eventbewerbung & Akquise von Teilnehmenden
• Social Media Arbeit während des Events sowie Briefing & Koordination von ehrenamtlichen Social Media Reporter*innen/Content Creator*innen während des Events
• Zusammenarbeit mit weiteren Dienstleistenden (z.B. Eventfotograf*in)

Anforderungen:

• Freude an der Arbeit mit jungen, ehrenamtlichen, internationalen Strukturen
• Erfahrungen im Veranstaltungsmanagement und/oder in der politischen Jugendbildungsarbeit und/oder Jugendgruppenbetreuung und/oder Social Media Arbeit
• hohes Maß an Kommunikations- und Teamfähigkeit sowie Engagement und Flexibilität
• Zuverlässiges und selbständiges Arbeiten
• Eine Arbeitserlaubnis für Deutschland ist Voraussetzung
• sehr gute Englischkenntnisse (Wort & Schrift). Für die Bereiche Eventkoordination, Logistik sowie Teilnehmenden-Betreuung auch sehr gute Deutschkenntnisse (Wort & Schrift)
• Kenntnisse der Abläufe bei SHL & SAME sind von Vorteil.

Das erwartet dich:

• ein internationales und dynamisches Arbeitsumfeld
• ein junges, internationales kollegiales und motiviertes Team
• spannende Aufgaben, eigenverantwortliches Arbeiten sowie Freiraum für Kreativität und persönliche Gestaltung
• mobile Arbeit oder Arbeitsplatz bei uns im Büro

Bewerbungen bitte als Kurzbewerbung mit Lebenslauf, Motivationsschreiben und Honorarvorstellung, spätestens bis zum 17.09.2023 auf Englisch (in einer pdf-Datei) an bewerbung@schueler-helfen-leben.de. Bitte beantworte(t) darin die folgenden Fragen:

• What is your motivation for organizing a European youth conference?
• What are your experiences in this field?
• What is/are your preferred working area(s), and if you are applying as a team, how would you divide the tasks?

Für Rückfragen steht Andrea gern zur Verfügung. Weitere Informationen unter https://www.same-network.org/actival.

Vielfalt ist uns wichtig. Wir freuen uns über alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/ Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität.

Call for applications | Organisation of the European youth conference „Act.ival for Future 2024“
On a fee basis (November 2023 – end of May 2024)

The „Act.ival for Future“ will take place from 2-6 May 2024 at the media docks in Lübeck. 200 young people aged 16-23 from all over Europe can take part. It is a youth conference that we organise in cooperation with the European network Solidarity Action Day Movement in Europe (SAME). The Act.ival promotes intercultural exchange and social cohesion in Europe and encourages young people to make their voices heard and be socially active. Participants can expect keynote speeches, workshops, discussions and a colourful supporting programme appropriate to the target group. We are looking for committed freelancers to take on the following tasks. Interested persons can apply for individual or several areas (independently or in a team). A first team meeting as a joint kick-off is planned for 26 – 28 October 2023. A preparatory meeting for the crew will take place from 11 – 14 April 2024.

Event coordination

• Overall event coordination: support in concept development, project management, budget responsibility, sequence planning and coordination of all people involved incl. the freelancer team as well as an international volunteer crew
• Conception and preparation of a preparatory meeting in Lübeck for the Act.ival crew
• Documentation and evaluation of the event as well as preparation of event reports

Logistics

• Planning and organisation of equipment, material, catering, accommodation, transport and storage in close cooperation with the organising team
• Search & coordination of external service providers (e.g. accommodation, technical equipment, catering etc.)
• Coordination of a team of volunteers during the event

Programme

• Support in concept & programme development
• Planning and organisation of the various programme parts (e.g. keynotes, workshops, barcamp, evening activities) as well as contacting and supporting speakers, trainers and other participants
• Development of a moderation & stage plan as well as supervision of the young volunteer moderators & speakers

Participant support

• Planning, development and implementation of a concept for the supervision of participants (incl. youth protection and awareness concept)
• Contact person and responsibility for all matters concerning participants during the event as well as briefing & coordination of a team of international volunteers

Promotion & social media work

• Supporting the office in planning, developing and implementing measures for event promotion & acquisition of participants
• Social media work during the event as well as briefing and coordinating of a team of social media volunteers/content creators during the event
• Cooperation with other service providers (e.g. event photographer)

Requirements:

• Enjoy working with young people and within voluntary and international contexts
• Experience in event management and/or political youth education work and/or youth group supervision and/or social media work
• High level of communication and teamwork skills as well as commitment and flexibility
• Reliable and independent work
• A work permit for Germany is required
• Very good knowledge of English (written & spoken). For the areas of event coordination, logistics and participant support also very good knowledge of German (written and spoken)
• Knowledge of the processes within SHL & SAME is an advantage.

We offer:

• An international and dynamic working environment
• A young, international, collegial and motivated team
• Exciting tasks, autonomous work as well as freedom for creativity and personal development
• Mobile work or working in our office

Please send a brief application with CV and letter of motivation and an indication of your desired fee in English (in one pdf file) to bewerbung@schueler-helfen-leben.de by 17 September 2023 at the latest. Please answer the following questions:

• What is your motivation for organizing a European youth conference?
• What are your experiences in this field?
• What is/are your preferred working area(s), and if you are applying as a team, how would you divide the tasks?

If you have any questions, please contact Andrea (andrea.kaczmarek@schueler-helfen-leben.de) or during office hours at 0049 451/31706042.

Further information is available at www.schueler-helfen-leben.de and https://www.same-network.org/actival.

Diversity is important to us. We welcome all applications – regardless of gender, nationality, ethnic and social origin, religion/belief, disability, age, sexual orientation and identity.